メールとメーリングリスト（ML）の上手な使い方

メールに関するルールはまだ確立されていない中で、メールに慣れている方も、MLについてはまだ混乱があるようです。そこで、岩室なりのメールとMLの使い方に関する提案をさせていただければと思います。


１．「件名」にこだわる
　　メールの内容が「件名」と必ず一致させる
　　　→誰かからのメールに「返信」する時、往々にして「宛名」だけを気にして「件名」が内容と一致しないことも。

２．必ず署名をつける
　　私が毎回下段の署名をつけるのは、メール以外で連絡が取りたいという方に連絡方法を確実、かつ簡便に伝えるため。

３．返信メールに「元メール」を残さない
　　「元メール」が残っていると便利な場合がありますが、送った内容が「元メール」と無関係な場合は混乱します。
　　「元メール」が残っていても消せばいいのですが、最初から残らないようにする方法もあります。
　　Outlookをお使いの方は「ファイル」→「オプション」→「返信／転送」で「元メッセージを残さない」を選択。

４．MLで個人的な意見や出欠を確認する場合
　　MLへの「返信」機能を使うと、MLの他の参加者には無関係なメールが大量に来ることになります。
　　MLで呼びかける際に「返信は岩室紳也の個人メール　iwamuro@jp　(メールアドレスは架空)にお願いします」とすることで、返信する人はこのアドレスをクリックすることで「岩室紳也」宛にメールを送ることが可能となります。
　　なお「返信は岩室紳也の個人メールiwamuro@jpにお願いします」とスペースを入れずに打ち込むと、メールアドレスへの正しいリンクが貼られなくなります。これは悪い例です。

　　確実な方法は、メールアドレス
　　iwamuro@jp
　　だけを別の行に打つことです。

５．仕分けルールの活用
　　この講座のMLのように、毎回同じアドレスから来るものは、自動的に別のフォルダーに入れておいて、まとめて読むようにしておくとストレスが少なくなります。
　　Outlookをお使いの方は「ファイル」→「情報」→「仕訳ルールと通知」から設定できます。

メールは便利なツールですが、上手に使わないと混乱が生じることもありますのでお互い注意しましょう。